Udostępnianie dokumentacji

Każdy pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej swojego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych.

Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają szczególnej ochronie prawnej, w związku z tym udostępniane są na podstawie pisemnego wniosku osoby uprawnionej/upoważnionej.

Wypełniony wniosek może zostać złożony osobiście, przesłany drogą elektroniczną archiwum@uck.gda.pl, telefonicznie, faksem lub za pośrednictwem poczty polskiej.

Po wcześniejszej weryfikacji danych osobowych przeprowadzonej przez pracownika Sekcji Dokumentacji, wnioskowana dokumentacja może zostać odesłana za pośrednictwem Poczty Polskiej lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W przypadku osobistego odbioru dokumentacji w Sekcji Dokumentacji, po weryfikacji danych na podstawie dokumentu ze zdjęciem, dokumentacja pacjenta może zostać wydana.

Kontakt w sprawie dostępu do dokumentacji medycznej: 

  • informacja telefoniczna : 58 349 24 94
  • kontakt mailowy: archiwum@uck.gda.pl
  • fax: 58 349 21 95

 Przyjmowanie wniosków o udostępnienie dokumentacji od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-15:00 w oddziałach Sekcji Dokumentacji mieszczących się w Gdańsku:

  • ul. Dębinki 7 , budynek nr 4 , tel. 58 349 24 94
  • ul. Smoluchowskiego 17 , III piętro, tel. 58 349 39 17
  • Al. Zwycięstwa 30, I piętro, pokój nr 105, tel. 58 347 27 12.


Formy udostępnienia dokumentacji medycznej:

  • poprzez sporządzenie jej kopii, odpisów lub wyciągów,
  • do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych,
  • poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta,
  • za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
  • na informatycznym nośniku danych

Osoba uprawniona/upoważniona do udostępnienia dokumentacji medycznej:

  • pacjent, którego ta dokumentacja medyczna dotyczy,
  • osoba upoważniona przez pacjenta do wglądu, odbioru jego dokumentacji medycznej,
  • przedstawiciel ustawowy pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
    - rodzice, do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat, za okazaniem swojego dowodu osobistego i metryki urodzenia dziecka,
    - opiekunowie ustanowieni przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia (opieka nad małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym lub ubezwłasnowolnionym, kurator itp.)
  • po śmierci pacjenta osobie upoważnionej za życia lub która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym a także osobie bliskiej, chyba, że sprzeciwiła się temu inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia, z zastrzeżeniem ust. 2a i 2b art. 26 Ustawa z dnia 6 listopada o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta

Terminy realizacji wniosków:

  • odbiór osobisty lub osoby upoważnionej, wysyłka na adres e-mail – bez zbędnej zwłoki (dokumentacja odpłatna w godzinach 8:00-14.30, nieodpłatna 7:00-15:00)
  • wysyłka pocztą - bez zbędnej zwłoki (plus czas dostarczenia przesyłki)

Zasady płatności

Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:

1) pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób, o którym mowa w art. 27 ust. 1 pkt 2 i 5 oraz ust. 3;

2) w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie kopii, odpisów lub wyciągów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może pobierać opłatę. Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale publikowana co kwartał przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Maksymalna wysokość opłat za:

  • jedną stronę kopii dokumentacji medycznej - nie może przekraczać 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
  • jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
  • sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych (jeżeli zakład prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej) - nie może przekraczać 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
     

Płatność za udostępnienie dokumentacji medycznej przyjmowana jest do godz. 14.30.

W przypadku dokumentacji potrzebnej na komisję ZUS prosimy o  przedstawienie kserokopii wezwania z ZUS, wówczas dokumentacja zostanie wydana bezpłatnie.

Udostępnienie dokumentacji do wglądu w siedzibie podmiotu jest bezpłatne, po uprzednim ustaleniu terminu z Sekcją Dokumentacji.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres 20 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu). Wyjątki dotyczą:

  • dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon);
  • zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie);
  • skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

             a) 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia);

             b)  2 lata (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało     udzielone  z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

  • dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia drugiego roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.  

Po upływie określonego powyżej czasu dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

 Zasady udostępniania dokumentacji medycznej reguluje Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.