Udostępnianie dokumentacji

Każdy pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej swojego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych.

Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają szczególnej ochronie prawnej, w związku z tym udostępniane są na podstawie pisemnego wniosku osoby uprawnionej/upoważnionej.

Wypełniony wniosek może zostać złożony osobiście, przesłany drogą elektroniczną archiwum@uck.gda.pl, faksem: (58) 349 21 95 lub za pośrednictwem poczty.

W przypadku osobistego złożenia wniosku w Sekcji Dokumentacji, po weryfikacji danych na podstawie dokumentu ze zdjęciem, dokumentacja pacjenta może zostać wysłana za pośrednictwem Poczty Polskiej.

W przypadku złożenia wniosku drogą elektroniczną, faksem lub za pośrednictwem poczty dokumentację należy odebrać osobiście, po okazaniu dokumentu ze zdjęciem.

Kontakt w sprawie dostępu do dokumentacji medycznej: 

  • informacja telefoniczna : 58 349 24 94
  • kontakt mailowy: archiwum@uck.gda.pl
  • fax: 58 349 21 95

 Przyjmowanie wniosków o udostępnienie dokumentacji od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-15:00 w oddziałach Sekcji Dokumentacji mieszczących się w Gdańsku:

  • ul. Dębinki 7 , budynek nr 4,
  • ul. Smoluchowskiego 17 , III piętro,
  • ul. Kliniczna 1, parter, pokój nr 21,
  • Al. Zwycięstwa 30, I piętro, pokój nr 105.


Formy udostępnienia dokumentacji medycznej:

  • poprzez sporządzenie jej kopii, odpisów lub wyciągów,
  • do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych,
  • poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji. 

Osoba uprawniona/upoważniona do udostępnienia dokumentacji medycznej:

  • pacjent, którego ta dokumentacja medyczna dotyczy,
  • osoba upoważniona przez pacjenta do wglądu, odbioru jego dokumentacji medycznej,
  • przedstawiciel ustawowy pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
    - rodzice, do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat, za okazaniem swojego dowodu osobistego i metryki urodzenia dziecka,
    - opiekunowie ustanowieni przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia (opieka nad małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym lub ubezwłasnowolnionym, kurator itp.).

 

Terminy realizacji wniosków:

  • odbiór osobisty lub osoby upoważnionej – do 14 dni roboczych,
  • wysyłka pocztą - do 14 dni roboczych plus czas dostarczenia przesyłki.

 Termin może zostać skrócony do 3 dni roboczych wyłącznie na podstawie wezwania na komisję ZUS. W takiej sytuacji do wniosku należy załączyć kserokopię wezwania na komisję (termin wydania dokumentacji będzie uzależniony od daty komisji). 

Zasady płatności

Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie kopii, odpisów lub wyciągów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może pobierać opłatę. Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale publikowana co kwartał przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Maksymalna wysokość opłat za:

  • jedną stronę kopii dokumentacji medycznej - nie może przekraczać 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
  • jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
  • sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych (jeżeli zakład prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej) - nie może przekraczać 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Płatność za udostępnienie dokumentacji medycznej przyjmowana jest do godz. 14.30.

W przypadku dokumentacji potrzebnej na komisję ZUS prosimy o przedstawienie kserokopii wezwania z ZUS, wówczas dokumentacja zostanie wydana bezpłatnie.

Udostępnienie dokumentacji do wglądu w siedzibie podmiotu jest bezpłatne, po uprzednim ustaleniu terminu z Sekcją Dokumentacji.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres 20 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu). Wyjątki dotyczą:

  • dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon);
  • zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie);
  • skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres pięciu lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia);
  • dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia drugiego roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.  

Po upływie określonego powyżej czasu dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

 Zasady udostępniania dokumentacji medycznej reguluje Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.